Afin d’obtenir le rendez-vous le plus proche possible et le plus efficace possible pour la bonne continuation de vos travaux, voici quelques conseils.
- La base – votre demande doit contenir :
- Vos éléments d’identification personnels (signez le courriel de votre nom). Vous pouvez, si vous le souhaitez, inclure votre numéro de téléphone personnel. Il va de soi que l’on ne souhaite pas en abuser, mais simplement pouvoir vous joindre dans des cas exceptionnels, par exemple pour vous annoncer un retard à notre rendez-vous.
- Le sujet de votre demande. Un rendez-vous au sujet de votre projet, par exemple. Vous pouvez donner un ordre du jour, mais il n’est pas nécessaire de le préciser à ce stade.
- Vos prochaines disponibilités (par exemple : durant la prochaine séance de projet prévue à l’horaire). Essayez toujours de proposer plus d’une plage horaire (voire plus d’une date !), car les agendas se remplissent vite, même si nous faisons l’impossible pour vous voir dans les plus brefs délais. Pour une efficacité optimale, vous pouvez proposer un sondage (par exemple avec une plateforme dédiée comme Framadate, cally, doodle, etc.), en particulier si vous sollicitez plusieurs personnes.
- La préparation de la réunion – les petits plus à faire pour simplifier la réunion
- Si possible, il est appréciable que vous envoyiez dans un nouveau courriel, quelques jours avant la réunion, l’ordre du jour de celle-ci. Cela démontre de votre part une préparation de la réunion, et cela permet à vos interlocuteurs de se remémorer les sujets en cours, et de faire éventuellement les recherches nécessaires sur les sujets que vous souhaitez aborder.
- Pensez à déposer vos documents sur la plateforme en ligne (Teams) ou à les envoyer par mail la veille du rendez-vous. Cela donne le temps de prendre connaissance des documents pour préparer la réunion et de formuler des commentaires constructifs en vue de la prochaine réunion.
- N’hésitez pas à multiplier les contacts !